Resumo: Discute a possibilidade e a validade da tramitação de documentos, inclusive de cópias de laudos periciais, pela via eletrônica, com ou sem certificação digital.

Palavras-chave: documento eletrônico – laudo pericial – tramitação – meio magnético – validade – relações jurídicas – administração pública – mídia digital – arquivos.

O Instituto de Criminalística de Minas Gerais solicitou estudo da possibilidade de que as cópias de laudos periciais sejam emitidas através de documentos eletrônicos, evitando-se retrabalho na montagem e edição de cópias físicas, bem como pela considerável economia de tempo, de materiais e de utilização de mão de obra especializada.

Indagou se esses documentos poderão ser expedidos por via eletrônica, sem prejuízo de sua validade legal, posto que instruirão processos cíveis e criminais diversos. Ponderou que há um exagerado gasto decorrente dessa tarefa, porque as segundas vias ou edições subsequentes são montadas a partir de material físico, com papel, cópias de fotografias, encadernação, assinaturas, cartuchos de impressão, além do tempo disponibilizado de vários servidores para esse fim.

É de expressiva significação o número de 1500 (hum mil e quinhentas) cópias de laudos expedidas pelo IC num período de apenas 04 meses do ano fluente. É sabida também a sua intensa comunicação com as Unidades Policiais da Capital e do Interior, com as Secções Técnicas Regionais de Criminalística, Postos de Perícia Integrada e com as várias instâncias do Judiciário.

Preliminarmente há que se admitir a grande, premente e irreversível necessidade da Administração Pública se adequar às novas realidades, com a utilização de recursos eletrônicos para a produção de documentos,considerados válidos nas relações jurídicas de toda espécie, cíveis, fiscais ou criminais. Não há como negar que todos os setores da vida social e econômica dependem dessas mídias, bem como que a comunicação escrita tem sido praticada por meio dessas tecnologias, em decorrência do processo inevitável de globalização. 

Sobre o assunto, há instrumento normativo recém-editado, a Lei nº 12.682, de 09 Jul 2012, que dispõe sobre a elaboração, reprodução e o arquivamento de documentos públicos ou privados em meios eletromagnéticos, ópticos ou equivalentes. Trata, básica e resumidamente, da possibilidade de digitalizá-los, fazendo conversão de sua fiel imagem para código digital.

Essa prática, entretanto, já está de alguma forma consolidada no mundo da comunicação, incluindo-se as relações mantidas na esfera do judiciário, do executivo e do legislativo, em todos os seus níveis, além de indivíduos e empresas, no mundo econômico, com a troca de arquivos gravados em PDF (Portable Document Format), recurso tecnológico predominante, que captura foto depeças do acervo documental e as apresenta em formato de visualização eletrônica.

A preferência pela extensão de arquivo PDF, universalmente, se prende à garantia da autenticidade e da integridade, dentro das seguintes bases:

“Quando um arquivo é convertido em PDF, todo seu conteúdo é disponibilizado como se fosse uma imagem. Assim, o formato não permite que os textos sejam alterados, figuras sejam tiradas ou até mesmo que o arquivo seja impresso (este último requer a habilitação deste recurso no programa gerador). É até possível fazer edição de arquivos em PDF com ajuda dos programas geradores de PDF, mas de maneira muito limitada (desde que o arquivo não tenha recursos de proteção). É essa uma das razões da popularidade deste formato: é possível distribuir documentos mantendo a integridade dos arquivos, incluindo formatação, padrão de fontes, etc. Devido a isso, o formato PDF também é muito usado para a distribuição de livros eletrônicos.

O formato PDF é tão seguro que até mesmo é difícil corrompê-lo. Além disso, no ato da conversão de um arquivo em PDF, este é compactado. Assim, arquivos com 1 MB de tamanho podem ter 100 ou 200 KB. Por não se tratar de um formato "pesado", a distribuição de arquivos em PDF pela Internet já se tornou comum. Empresas que necessitam disponibilizar suas demonstrações financeiras, por exemplo, costumam fazer isso usando o formato PDF”[1].

Entretanto, apesar da prática recorrente da utilização dos arquivos em PDF para todos os fins e em todas as relações jurídicas, sem qualquer questionamento sobre sua validade e sua fidelidade, a lei acima referida assevera que:

“Art. 3^o  O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.” (realçamos) 

A exigência do certificado ou assinatura digital do emitente do documentojá se consolidou em várias áreas e níveis da Administração. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação[2](ITI) é a Autoridade Certificadora Raiz da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.Além de credenciar todas as entidades, fiscaliza e, principalmente, cuida para que sejam observadasas determinações do Comitê Gestor, órgão máximo do sistema. O ITI disponibiliza no seu endereço eletrônico um Manual de Perguntas e Respostas que tem servido como eficiente orientação sobre o assunto.

Em âmbito nacional, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) incentiva a implementação do Processo Judicial eletrônico (PJe), parcialmente adotado pelos Tribunais Superiores, bastante utilizado na Justiça do Trabalho (e-Doc), na Justiça Federal (e-Proc) e disseminado nos Juizados Especiais de Minas Gerais (Projudi)com base em softwaresdesenvolvidos a partir da experiência e com a colaboração de diversas representações judiciais brasileiras.

A Polícia Civil Mineira, há mais de uma década, caminha noaperfeiçoamento dos atributos dos seu inquérito policial eletrônico (PCnet), instalado na plataforma do Sistema de Informações Policiais, onde uma de suas ferramentas permite o trâmite do laudo pericial no itinerário virtual Criminalística/Unidade Policial e outras demandas recíprocas.

A gestão pública do executivo estadual de Minas, também de longa data, se utiliza do trânsito virtual de documentos, pregões eletrônicos e ordenação de despesas através de chaves e assinaturas digitais.

É de se indagar, então e finalmente, se o documento digitalizado sem a certificação digital – o que paralelamente acontece no universo da administração pública e nas intrincadas relações privadas, atendendo ao apelo da celeridade das demandas e de suas respostas -possui valor legal e se os processos desenvolvidos dessa maneira podem ter continuidade. A resposta, a nosso sentir, é positiva, baseada nas seguintes normas do Código de Processo Civil, atinentes à forma dos atos jurídicos e validade das provas:

“Art. 244. Quando a lei prescrever determinada forma, sem cominação de nulidade, o juiz considerará válido o ato se, realizado de outro modo, lhe alcançar a finalidade.”

Art. 332. Todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos, ainda que não especificados neste Código, são hábeis para provar a verdade dos fatos em que se funda a ação ou a defesa.”

Art. 383. Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, cinematográfica, fonográfica ou de outra espécie, faz prova dos fatos ou das coisas representadas, se aquele contra quem foi produzida lhe admitir a conformidade.”

Com efeito, integra a legislação pátria a tradição da liberdade de forma dos atos jurídicos, quando admite inclusive o contrato verbal ou a manifestação tácita de vontade.

Com base em todo o exposto, é imperioso concluir que a expedição de documentos, cópias ou originais, pela via eletrônica, deve obedecer, preferencialmente, às exigências da certificação digital, cujo acesso não requer providências complexas nem gastos significativos, conforme explanado anteriormente.  Entrementes, pode-se admitir, também, que o trâmite, principalmente aquele processado interna-corporis, seinexequível através de ferramentas do próprio PCnet, pode-se efetivar com a mera digitalização dos documentos em arquivos com extensão que permitam segurança e imutabilidade do seu objeto, após a cautelar checagem do solicitante/destinatário, fundado nos permissivos da legislação processual civil acima explicitada.