Sumário: 1. Aspectos gerais sobre as sociedades anônimas e a publicidade dos seus atos. 2. Das peculiaridades, importâncias e efeitos específicos da publicação dos principais atos societários. 2.1. Ata de assembléia geral. 2.1.1. Ata de assembléia geral ordinária. 2.1.2. Ata de assembléia geral extraordinária. 2.2. Ata de reunião do conselho de administração. 2.3. Ata de reunião da diretoria. 3. Conclusões.

1. Aspectos gerais sobre as sociedades anônimas e a publicidade dos seus atos.

As sociedades anônimas brasileiras são reguladas basicamente pela Lei 6.404/76[i], que estabelece a obrigação de publicidade de vários dos atos praticados pelas Companhias.

Tais publicações, nos termos do artigo 289 da referida Lei, devem ser empreendidas: “I - no diário oficial da União ou do Estado em que seja sediada a sociedade; e, II – em outro jornal de grande circulação editado na localidade da sede da Companhia.”

A Lei, contudo, não estabelece expressamente uma sanção para a sociedade que deixe de empreender as publicações ordenadas. Todavia, a ausência de publicação de certos atos pode trazer consequências extremamente prejudiciais à sociedade e seus acionistas.

Embora não haja sanção especificamente cominada, deve-se advertir que a sociedade que deixa de empreender as publicações ordenadas por Lei comete ilegalidade, podendo seu administrador ser responsabilizado pelas dívidas sociais em face da gestão com infração à Lei, o que seria mais evidente em um cenário de insolvência, sobretudo tributária, haja vista o disposto no artigo 135 do Código Tributário Nacional[ii], dioturnamente aplicado pelo Superior Tribunal de Justica e demais Tribunais que lidam com execuções fiscais.

Afora o risco exposto no parágrafo anterior, cumpre observar que diversos prazos prescricionais têm início com a publicação dos atos, de forma que a não publicação obsta o início do prazo prescricional daquele que se entende no direito de reclamar de algum ato social, situação extremamente temerária.

Nesse sentido, determina expressamente o art. 287 da Lei nº 6.404/76, abaixo transcrito:

Art. 287. Prescreve:

I - em, 1 (um) ano:

a) a ação contra peritos e subscritores do capital, para deles haver reparação civil pela avaliação de bens, contado o prazo da publicação da ata da assembléia-geral que aprovar o laudo;

b) a ação dos credores não pagos contra os acionistas e os liquidantes, contado o prazo da publicação da ata de encerramento da liquidação da companhia.

II - em 3 (três) anos:

a) a ação para haver dividendos, contado o prazo da data em que tenham sido postos à disposição do acionista;

b) a ação contra os fundadores, acionistas, administradores, liquidantes, fiscais ou sociedade de comando, para deles haver reparação civil por atos culposos ou dolosos, no caso de violação da lei, do estatuto ou da convenção de grupo, contado o prazo:

1 - para os fundadores, da data da publicação dos atos constitutivos da companhia;

2 - para os acionistas, administradores, fiscais e sociedades de comando, da data da publicação da ata que aprovar o balanço referente ao exercício em que a violação tenha ocorrido;

3 - para os liquidantes, da data da publicação da ata da primeira assembléia geral posterior à violação.

c) a ação contra acionistas para restituição de dividendos recebidos de má-fé, contado o prazo da data da publicação da ata da assembléia-geral ordinária do exercício em que os dividendos tenham sido declarados;

d) a ação contra os administradores ou titulares de partes beneficiárias para restituição das participações no lucro recebidas de má-fé, contado o prazo da data da publicação da ata da assembléia-geral ordinária do exercício em que as participações tenham sido pagas;

e) a ação contra o agente fiduciário de debenturistas ou titulares de partes beneficiárias para dele haver reparação civil por atos culposos ou dolosos, no caso de violação da lei ou da escritura de emissão, a contar da publicação da ata da assembléia-geral que tiver tomado conhecimento da violação;

f) a ação contra o violador do dever de sigilo de que trata o artigo 260 para dele haver reparação civil, a contar da data da publicação da oferta.

g) a ação movida pelo acionista contra a companhia, qualquer que seja o seu fundamento. (Incluída pela Lei nº 10.303, de 2001)

Portanto, a não publicação deve ser decidida de forma criteriosa, sempre levando em consideração os prazos prescricionais acima, bem como a necessidade de produção de efeitos do ato perante terceiros, quando deve ocorrer sempre a publicação.

Além disso, cada ato de uma sociedade anônima tem suas peculiaridades e, por conseguinte, a não publicação de cada um desses atos tem suas conseqüências próprias, motivo pelo qual são analisados abaixo em separado.

2. Das peculiaridades, importâncias e efeitos específicos da publicação dos principais atos societários.

2.1. Ata de assembléia geral.

A assembléia geral é o órgão deliberativo superior na hierarquia das sociedades anônimas, sendo responsável pelas mais importantes deliberações sob o ponto de vista jurídico.

Conforme o artigo 130 da Lei das S/A, ao final de sua realização deve ser lavrada uma ata no livro social competente, do qual se extrairá uma cópia para arquivamento na junta comercial e publicação, se for o caso.

A ata poderá ser lavrada na forma ordinária, na qual constarão os mínimos detalhes da assembléia, ou na forma sumária, em que serão registradas apenas as deliberações tomadas. Contudo, a forma ordinária da ata admite que sua publicação ocorra por meio de um extrato, no qual constará apenas o sumário dos fatos ocorridos e a as deliberações tomadas.

Ambas os tipos de ata, vale salientar, devem ser arquivados no registro comercial, devendo ser arquivada na íntegra a ata lavrada na forma ordinária cuja publicação se pretenda fazer por meio de extrato, arquivando-se conjuntamente o extrato a ser publicado, conforme o entendimento de número 66[iii] aprovado na 4333ª sessão ordinária do plenário da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais, em 22 de dezembro de 2009.

Tanto a ata sumária como o extrato de publicação da ata ordinária podem representar ótimas alternativas para redução de custos com publicações de atas de assembléia. A assembléia geral reúne-se em dois regimes, o ordinário e o extraordinário, analisados separadamente abaixo.

2.1.1. Ata de assembléia geral ordinária.

A assembléia geral ordinária consiste no mais imprescindível dos atos de uma sociedade anônima, sendo obrigatória sua realização no primeiro quadrimestre seguinte ao fim de cada exercício social.

A competência da assembléia ordinária é exaustivamente elencada pelo artigo 132 da Lei das S/A, competindo-lhe apenas: “I - tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; II - deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; III - eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; IV - aprovar a correção da expressão monetária do capital social (artigo 167)”.

A publicação da respectiva ata é sempre necessária, pois a Lei impõe a publicação de forma geral. Ademais, é nessa assembléia que se deve deliberar sobre distribuição de dividendos e aprovação de demonstrações financeiras, deliberações essas que frequentemente resultam em ações judiciais, cujos prazos prescricionais têm início na data da publicação.

Diante disso, não é recomendável que, para redução de custos, uma sociedade deixe de empreender a publicação de qualquer ata de assembléia geral ordinária.

2.1.2. Ata de assembléia geral extraordinária.

A assembléia geral extraordinária (AGE) é a reunião de acionistas que não tenha por objeto matérias de competência da assembléia geral ordinária, sendo, portanto, o meio adequado para a maior parte das deliberações dos acionistas.

Contudo, como descreve Fábio Ulhoa Coelho[iv], a Lei apenas exige expressamente a publicação da ata de assembléia geral extraordinária que: “a) delibera matéria que dá ensejo ao exercício do direito de recesso, pelo acionista (art.s 45, parágrafos 6º e 7º, e 137, III e IV e parágrafo 3º); b) decide a emissão de debêntures (art.s 62, I, e 64, III); c) reforma os estatutos (art. 135, parágrafo 1º); d) é o local em que ocorre a renúncia de administrador (art. 151); e) reduz o capital social, com restituição aos acionistas (art. 174); f) toma a prestação final de contas do liquidante (art. 216, parágrafo 2º); g) aprova as operações de incorporação, fusão e cisão (art.s 227 a 233)”.

Fora dessas hipóteses deve sempre ser observado se foi tratada na assembléia alguma matéria elencada no artigo 287, acima transcrito, que trata dos prazos prescricionais, bem como a necessidade da deliberação produzir efeitos perante terceiros.

Observados esses limites, é segura a não publicação da ata de AGE, o que pode representar uma redução de custos interessante para a sociedade.

Ademais, levando em consideração a necessidade de futura publicação da ata de assembléia geral ordinária, poderá a sociedade postergar a realização de assembléia geral extraordinária pendente, para proceder com a realização cumulativa das assembléias gerais ordinária e extraordinária, redigindo uma única ata para registro do evento, o que redundará na publicação de um único instrumento, ata que pode também ser lavrada na forma ordinária, publicando-se o respectivo extrato, ou na forma sumária.

Esse procedimento, como medida para redução de custos, pode ser adotado sempre que vá se tratar na AGE uma matéria que torne importante e/ou conveniente a publicação da ata, podendo a sociedade realizar as assembléias gerais extraordinárias que não demandem publicação imediatamente, sem a necessidade de utilizar-se deste expediente, atrasando-a desnecessariamente. Certamente, a publicação de uma só ata reduz o custo da publicação e consiste em expediente largamente utilizado na prática societária por tal utilidade.

2.2. Ata de reunião do conselho de administração.

A Lei estabelece expressamente a obrigação de arquivamento na junta comercial e publicação na imprensa apenas das atas de reunião do conselho de administração que devam produzir efeitos perante terceiros. Em virtude disso, deve ser observada a matéria tratada na reunião para que se possa decidir sobre a necessidade de publicação da ata.

No caso das reuniões do conselho que não tenham por fim gerar efeitos perante terceiros, nem mesmo o arquivamento na junta comercial é necessário, o que representa mais uma redução de custos.

A doutrina pátria exemplifica bem algumas matérias que sempre demandam a publicação da ata correspondente, o que se verifica das lições de Wilson de Souza Campos Batalha[v] e José Edwaldo Tavares Borba[vi], respectivamente, abaixo:

O arquivamento no Registro do Comércio e subseqüente publicação só se tornam necessários quanto a deliberação dever produzir efeitos perante terceiros, como p. ex., criação de filiais, sucursais ou agências, autorização para alienação de imóveis, aumento do capital subscrito em sociedade de capital autorizado etc.

Das reuniões do conselho de administração dever-se-á lavrar uma ata no livro próprio. Essa ata, caso qualquer das deliberações nela consignadas deve produzir efeitos perante terceiros, será objeto do arquivamento e publicação, o que acontecerá, notadamente, quando houver eleição de diretores, aumento de capital por emissão de ações e decisões que se reflitam, de alguma forma, sobre interesses externos à pessoa jurídica da sociedade.

Ademais, conforme o Parecer Jurídico DNRC/COJUR/Nº 166/03[vii], a Companhia pode arquivar a ata do conselho no livro próprio, extraindo uma certidão parcial desta, que contenha apenas a deliberação de interesse, para levar tal certidão ao registro na junta comercial e posterior publicação.

Eventualmente, isso poderá representar uma redução de custos, sobretudo no caso de ser lavrada uma extensa ata na qual nem todas as matérias demandem publicação, caso em que a companhia deve extrair certidão parcial da ata, arquivando no registro comercial e publicando na imprensa apenas esta certidão, ficando o documento integralmente registrado apenas no livro comercial correspondente.

2.3. Ata de reunião da diretoria.

A Lei não estabelece qualquer formalidade para a reunião da diretoria, exceto que a sociedade mantenha um livro para arquivamento das atas correspondentes. Contudo, por precaução, é interessante que sejam observados os mesmos critérios de arquivamento e publicação das atas de reunião do conselho de administração, conforme acima, ou seja, apenas nos casos em que seja interessante a produção de efeitos perante terceiros no que concerne ao conteúdo das deliberações tomadas na reunião.

3. Conclusões.

Ante o exposto, conclui-se que é possível a adoção de alguns procedimentos e formas para reduzir os custos com publicação de alguns atos de sociedades anônimas, seja pela sua ausência nos casos em que a publicidade não é obrigatória, recomendável ou conveniente, seja pela utilização de formas mais simples ou econômicas permitidas pelo ordenamento jurídico.

Assim, para efeito didático, podemos dividir os principais atos da companhia da seguinte forma:

a) Atos cuja publicação é obrigatória. Exemplos: a.1) Atas das assembléias gerais ordinárias; a.2) Atas das assembléias gerais extraordinárias que tratem de matérias que tornem obrigatória a publicação, relacionadas no tópico “2.1.2”; a.3) Atas do conselho de administração que devam produzam efeitos contra terceiros.

b) Atos cuja publicação, embora não seja obrigatória, é recomendável. Exemplos: b.1) Atos que sirvam de marco inicial para a contagem de prazos prescricionais, principalmente aqueles arrolados no art. 287 da Lei nº 6.404/76; b.2) Atos dos quais decorra a necessidade ou conveniência de produzir efeitos contra terceiros, inclusive atas da diretoria.

c) Atos cuja publicação pode ser dispensada. Exemplos: c.1) Atas das assembléias extraordinárias nas quais não sejam tratadas matérias cuja publicação é obrigatória nem recomendável nos termos acima expostos; c.2) Atas de reunião do conselho de administração que não precisem produzir efeitos contra terceiros; c.3) Atas da reunião da diretoria, exceto se houver necessidade ou conveniência de produzir efeitos contra terceiros; c.4) Atos nãos enquadrados nas hipóteses tratadas nos itens “a” (publicação obrigatória) e “b” (publicação recomendável) supra.

Por fim, a economia na publicação de atos societários pode ser obtida mediante a utilização de procedimentos ou formas mais simplificadas, dentre as quais destacamos os seguintes:

a) Utilização de ata sumária ou extrato de ata ordinária para a publicação das atas das assembléias, conforme exposto no tópico “2.1”;

b) Postergar ou antecipar a realização da assembléia geral extraordinária, para realizá-la cumulativamente com a assembléia geral ordinária, registrando o evento em apenas uma ata, consoante parte final do tópico “2.1.2”;

c) Extrair uma certidão parcial da ata de reunião do conselho de administração, que contenha apenas a deliberação de interesse, para levar tal certidão ao registro na junta comercial e posterior publicação, segundo exposto na parte final do tópico “2.2”;

Cabe advertir, todavia, que a eventual não publicação dos atos sociais da companhia deve sempre ser precedida e acompanhada de uma análise bastante criteriosa, caso a caso, de preferência após consulta ao departamento jurídico da sociedade.

Isso porque, vale repetir, embora não haja sanção especificamente cominada para tanto, a sociedade que deixa de empreender as publicações ordenadas por Lei comete ilegalidade, podendo, entre outras possibilidades, seu administrador ser responsabilizado pelas dívidas sociais em face da gestão com infração à Lei.

Além disso, é importante uma verificação pormenorizada do tipo específico do ato e do seu conteúdo, a fim de se identificar aquele cujo todo ou parte pode ser dispensado de publicação, bem como as conseqüências daí decorrentes.