ANA CLARA DA SILVA ^[1]

HUDSON GONÇALVES PESSE ^[2]

(coautores)

ELAINE DORO MARDEGAN COSTA^[3]

(Orientadora)

RESUMO: O SPED Fiscal é um processo de escrituração digital da Receita Federal, chamado também de EFD, que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI. Este artigo objetivou-se analisar a importância do uso do SPED Fiscal e apresentar sua funcionalidade e as vantagens e desvantagens do seu uso na escrituração contábil contemporânea. Assim, realizou-se um estudo de caso, qualitativo, com aplicação do formulário aos 2 colaboradores da área de escrituração contábil de um Escritório de Contabilidade na cidade de Fernandópolis, SP. Os resultados apontam que em razão das inovações tecnológicas ocorrida nos últimos anos, foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022/07 como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Este por sua vez, apresenta vantagens e desvantagens. Contudo busca por meio da informatização, aproximar a relação entre contribuintes e fisco, bem como a integração nas três esferas de poderes: Municipal, Estadual e Federal. E, por fim, identificou-se que o SPED fiscal é utilizado na empresa e unifica a forma de prestação e guarda das informações de interesse fiscal e com isso, promove integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais. Logo, conclui-se que apesar do SPED Fiscal não ser uma ferramenta de simples manuseio, o seu uso trouxe praticidade e agilidade aos contadores.

Palavras- Chave: Contabilidade. SPED. Escrituração.

INTRODUÇÃO 

Atualmente todas as empresas necessitam de profissional capacitado para a entrega de suas obrigações fiscais devido ao grande avanço tecnológico que transformou os lançamentos feitos no papel, para lançamentos digitalizados, sendo esses de maior segurança para a empresa.

Em razão desse avanço tecnológico a Receita Federal instituiu o Decreto n° 6.022, de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) sendo possível formar uma relação entre o fisco e o contribuinte de forma a revolucionar o sistema tributário nacional, o que tornou obrigatório a todas as empresas se adaptarem às novas regras de fiscalização. (ORIGUELA, 2017).

Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) corresponde a uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato específico e padronizado. (ESPERANDÍO; MELO; MAIA, 2011).

SPED Fiscal integra o projeto mais amplo denominado de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituída pelo Conselho Nacional de Política Fazendária por meio do convênio ICMS 143, de 15 de dezembro de 2006, sendo o objetivo imediato à geração do documento digital Escrituração Fiscal Digital (EFD). (ESPERANDÍO; MELO; MAIA, 2011).

Em relação à escolha do tema, o presente trabalho se pauta no estudo do decreto n° 6.022 de janeiro de 2007, mais especificamente, no que se refere ao SPED Fiscal, em razão da tecnologia que a cada dia avança mais.

No que se refere aos estudos para compreender a influência tecnológica na escrituração contábil, nota-se que o processo da harmonização contábil juntamente com a unificação econômica mundial, e em conjunto com o desenvolvimento tecnológico e os critérios científicos, provoca diariamente transformações e ações no sentido de tratamento hábil das informações de modo a conhecer os fatos que se operam na riqueza patrimonial de forma eficaz sem que subjetivismos alterem o resultado da gestão. (IUDICIBUS, 1999).

De acordo com Hendriksen e Breda (1999, p.38):

A Contabilidade desenvolveu-se em resposta a mudanças no ambiente, novas descobertas e progressos tecnológicos. Não há motivo para crer que a Contabilidade não continue a evoluir em resposta a mudanças que estamos observando em nossos tempos.

Segundo Silva e Kruger (2012) é necessário estar alerta às mudanças, em razão dos progressos tecnológicos, o que exige do profissional de contabilidade uma competência intelectual, cada vez mais aguçada, para que possa se adequar as novas obrigações do fisco e do mercado. Essa área foi a que mais sofreu impactos dentre as necessidades de adaptações nos sistemas operacionais e registro contábil.

SPED fiscal, chamado também de EFD (Escrituração Fiscal Digital), conforme já abordado acima, é o nome atribuído ao processo de escrituração digital da Receita Federal. Com ele, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais recebem dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

O SPED fiscal é o meio pelo qual as empresas simplificam e facilitam a entrega da documentação necessária para o fisco e elimina a necessidade de documentos em papéis, o que garante a fiscalização para o governo e reduz a burocracia para a entrega desses documentos. (GUERRA, 2018).

Escrituração Digital funciona da seguinte maneira: a empresa envia mensalmente um arquivo digital que contem os registros da escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse do fisco estadual e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. (GUERRA, 2018).

Conforme Ribeiro (2014) e Batista (2017), a EFD consiste em um arquivo digital composto por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse do fisco federal e estadual referente às operações e às prestações praticadas pelo contribuinte no que se refere à apuração e arrecadação de tributos fiscais incidentes no ICMS e IPI.

O SPED Fiscal é entregue no formato de um arquivo digital (em texto), que necessita ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED. Após essa verificação, o arquivo digital precisa ser assinado, por meio da certificação emitida por uma entidade credenciada. (GUERRA, 2018).

Ainda segundo Batista (2017) torna-se importante verificar algumas informações primordiais no momento de gerar o arquivo, sendo descritas, pelo autor da seguinte forma:

·           Total das entradas (Valor Contábil, Base de Cálculo e Valor do ICMS).

·           Total das saídas (Valor Contábil, Base de Cálculo e Valor do ICMS).

·           Débitos, créditos e saldos do ICMS.

·           Entradas e saídas detalhadas por CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).

·           Valor total das operações de vendas realizadas por cartão de débito e crédito, discriminados por administradora.

·           Se o Código de Situação Tributária de ICMS está sendo informado de acordo com o enfoque do declarante.

·           Se caso a empresa adquirir produtos diretamente do produtor rural, deve ser informado o registro de informação sobre valores agregados.

Segundo Oliveira (2013), as vantagens do SPED para as empresas são várias, pois possibilita melhora no ambiente de negócios, com racionalização e aumento de competitividade por conta da diminuição da concorrência desleal, simplificação das obrigações fiscais, diminuição do custo com papel e o aperfeiçoamento dos processos internos.

Com o SPED Fiscal as empresas passaram a fazer uso de um recurso fácil e prático para prestar contas sobre suas movimentações internas e externas ao governo. (GUERRA, 2018). Como também podem fazer uso do sistema de integração de informações fiscais para usar como um sistema de controle gerencial. (BATISTA, 2017).

De acordo com Nascimento (2013), o SPED pode trazer desvantagens para as empresas que não cuidam das contabilidades societárias, de custos e tributárias. Já que por desconhecer os objetivos do fisco, pode receber autuações por meio do cruzamento de informações de diversas áreas. Em curto prazo, a autora ainda destaca que poderá haver outras desvantagens como: a necessidade de investimento em tecnologia, reestruturação organizacional, treinamentos técnicos e até a submissão aos layouts impostos pelo fisco.

Oliveira (2013) salienta que o SPED atribui obrigações tanto para a empresa como para o contador, a firma passa a necessitar de um sistema de gestão adequado no qual possa lançar item a item das suas compras e das suas vendas, porém é preciso observar as regras contábeis, assim, torna-se necessário contratar colaboradores com conhecimentos básicos de legislação e propiciar-lhes treinamentos, para que seja possível controlar estoques com maior rigor, adequar cadastros de clientes, fornecedores e produtos, entre tantas outras obrigações.

2.OBJETIVOS

2.1 Objetivo Geral

Analisar a importância do uso do SPED Fiscal e apresentar sua funcionalidade e as vantagens e desvantagens do seu uso na escrituração contábil contemporânea.  

2.2 Objetivos Específicos

·           Apresentar informações a respeito do funcionamento do SPED Fiscal na escrituração contábil a partir da influência tecnológica atual.

·           Analisar as vantagens e desvantagens do SPED Fiscal para as empresas.

·           Identificar, analisar e classificar as características do desenvolvimento da tecnologia SPED Fiscal e sua importância na escrituração contábil contemporânea.

3. MATERIAIS E MÉTODOS

O presente trabalho trata-se de um estudo de caso, cujo formulário foi proposto de com abordagem qualitativa, mas para a análise das informações obtidas serão descritas para facilitar a redação das respostas. Assim, o estudo de caso ocorreu em um Escritório de Contabilidade, conceituado, na cidade de Fernandópolis-SP, que já participou de várias fases da escrituração contábil até o presente com a evolução do processo de escrituração contábil digital, por meio do SPED Fiscal.

Quanto à pesquisa descritiva bibliográfica, ocorreu por meio da análise de informações, coletadas em livros, trabalhos acadêmicos publicados em teses, dissertações e doutrinas relacionadas ao tema, bem como, a utilização de artigos científicos disponíveis em meios eletrônicos. 

O referido estudo de caso teve como base identificar, analisar e classificar as características do desenvolvimento da tecnologia SPED Fiscal e sua importância na escrituração contábil contemporânea.

Por isso, aplicou-se aos 2 (dois) participantes da área de contabilidade, sendo os mesmos, profissionais auxiliares de escrita fiscal, que trabalham a muito tempo na função e, com isso, trouxeram contribuições importantes pela experiência e grau de conhecimento elevado quanto ao sistema de escrituração contábil.

O instrumento de coleta de dados, Apêndice C, Formulário com questões para a entrevista aos profissionais, constituído por 10 perguntas, sendo respondidas por escrito, no dia 30 de setembro de 2020, após a assinatura do Termo de Consentimento Livre e Esclarecido, Apêndice B, bem como as devidas autorizações emitidas por meio dos Apêndices A e D.

4 RESULTADOS/ DISCUSSÃO

De acordo com o estudo de caso, realizado em um Escritório de Contabilidade de Fernandópolis, SP os 2 (dois) colaboradores participantes da pesquisa, ao serem entrevistados informaram que o SPED é uma ferramenta importante para os profissionais da área contábil, e, por isso, acreditam que o uso do SPED otimizou muito o tempo de trabalho.

Tal resultado corrobora com o entendimento de Oliveira (2013), que informa que com o uso do SPED, cria-se ambiente melhor para os negócios, já que os colaboradores gastam menos tempo no exercício de suas funções, pois considera o uso do sistema muito satisfatório.

No que se refere ao manuseio e uso do sistema do SPED, as respostas foram divergentes, pois um colaborador informou que o uso do sistema não é complexo. Já o outro optou por responder que o sistema é, em sua opinião, um pouco complexo. Mas ambos informaram que sabem como operar e manusear o sistema.

Ademais, o resultado demonstra também que o manuseio do SPED não é tão simples, e pode ser um pouco complexo, conforme narrado por Nascimento (2013), no que se refere às desvantagens do sistema.

Os dois colaboradores participantes da pesquisa têm conhecimento sobre o que se trata a CFOP, bem como, sabem que a entrega do SPED não substitui o Sintegra e a GIA. Além é claro de conhecerem bem a origem da criação do SPED e seus objetivos. E, ambos, recomendam e indicariam o uso do SPED a outros profissionais.  

O contribuinte obrigado à entrega da EFD está dispensado de enviar os arquivos do Sintegra, pois a EFD já contém a totalidade das informações fiscais. Mas, a adoção da EFD, não desobriga o contribuinte de continuar cumprindo as obrigações estabelecidas na legislação relativas à apresentação da Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA-ICMS).

No que se refere a entrega de EFD, foi perguntado aos colaboradores, se um estabelecimento que emite NF-e está automaticamente obrigado a entregar EFD. Um deles respondeu que não e o outro assinalou a opção de mais ou menos.

Ambos os colaboradores indicam o uso do sistema SPED e acreditam que o uso do sistema é sem dúvida uma forma eficaz no cumprimento de suas atividades e prazos. Não há nenhuma vinculação entre as obrigatoriedades relativas à NFe, à ECD, à EFD Contribuições, à ECF e à EFD-ICMS/IPI, pois são critérios diferentes, disciplinados por legislações diferentes.

Por fim, ambos os colaboradores possuem conhecimento de que o SPED foi criado por meio do decreto n.º 6022/2007 com o objetivo de centralizar as informações de modo que as mesmas se apresentem mais organizadas e com maior formalidade.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A contabilidade passa por diversas mudanças, as últimas foram em decorrência das novas tecnologias, sendo possível o destaque a inserção no processo de escrituração contábil. Assim, diante o contexto, a analise realizada para conhecer o referido tema em estudo, aponta que o SPED fiscal é um processo de escrituração digital da Receita Federal, também chamado de EFD, que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI por meio eletrônico.

No estudo de caso, ao aplicar o formulário verificou-se pelas respostas dos participantes que os mesmos fazem uso do SPED fiscal, bem como, ambos consideram o sistema digital de escriturar as informações da empresa eficiente em suas funções e complementam que a partir do uso dessa ferramenta digital, há melhora na otimização do tempo do colaborador que o utiliza.

Os resultados do estudo da revisão bibliográfica demonstram que o SPED fiscal apresenta muitas vantagens interessantes para as empresas e aos colaboradores que o utilizam também, tais como foram apresentados no trabalho de acordo com Oliveira (2013) e Guerra (2018), que destacam a diminuição do custo com papel, aperfeiçoamento dos processos internos, facilidade e praticidade para prestar contas ao governo.

Também foi possível verificar com os estudos que o referido sistema, apresenta uma pequena desvantagem, sendo descrita por Nascimento (2013), pois existem empresas que não cuidam das contabilidades, e desconhecem os objetivos do fisco, tais empresas podem ser autuadas em razão do cruzamento de informações de diferentes áreas. Além disso, outra desvantagem é a necessidade de investimento em tecnologia, reestruturação organizacional, treinamentos técnicos e até a submissão aos layouts impostos pelo fisco.

Contudo, o SPED Fiscal ou EFD como proposto, tem a função de apurar ICMS e IPI e como descreve Batista (2017) por fazer uso do cadastro dos produtos que promovem movimentações no período, bem como o uso de cadastro de clientes e fornecedores, realizado a partir das notas fiscais de entrada e saída e até outras informações importantes, as quais se tornam fonte rica de informações para as áreas: contábil, fiscal e tributária, que por sua vez, acaba por corroborar para a fiscalização, que também é realizada de forma eletrônica.

Além disso, torna-se valido e aceito como verídica as informações ali mencionadas, pois requer a assinatura eletrônica, que além de ser obrigatório o certificado digital, compactua com a legislação vigente conforme o sistema judiciário brasileiro.

Em destaque, pode-se atribuir ao sistema, certo grau de importância seja para as empresas que fazem uso do sistema ou para os profissionais da contabilidade que o utilizam para a realização da escrituração contábil digital, haja vista os resultados obtidos com o sistema por contribuir para a evolução da escrituração contábil na contemporaneidade.

Assim, o SPED Fiscal, possibilita ao fisco brasileiro cruzamento de dados na detecção de falhas ou fraudes na apuração e no recolhimento de tributos. Mas, também possibilita a empresa fazer uso de uma ferramenta para o controle gerencial, pois ao entregar as informações fiscais de forma consistente, permite uma sintonia na Contabilidade da empresa.

Portanto, de forma a confirmar a hipótese de pesquisa, concluiu-se que o SPED fiscal é de grande valia para as empresas contemporâneas, pois o seu uso, trouxe praticidade aos contadores, além de ajudar a cumprir os prazos de forma mais rápida e eficiente. Apesar de não ser ferramenta de manuseio simples, o uso do SPED fiscal é indispensável para o bom funcionamento da empesa, sendo possível detectar com a pesquisa que o sistema oferece mais vantagens do que desvantagens.

As vantagens do SPED para as empresas, de acordo com Oliveira (2013), é que a partir de seu uso, há melhora no ambiente de negócios, há simplificação das obrigações fiscais, fazendo com que haja diminuição de custos de materiais. Além disso, Guerra (2017) ainda salienta que o SPED Fiscal é um sistema prático para prestar contas sobre suas movimentações internas e externas ao governo.

As desvantagens apontadas por Nascimento (2013), se referem ao fato de que o SPED haverá para a empresa, custos com investimentos em tecnologia, reestruturação organizacional, além de treinamentos técnicos para aprendizagem de uso do sistema.

A pesquisa realizada não teve o intuito de esgotar o tema em estudo, mas sim estimular o conhecimento na área e, com isso, analisar a importância do uso do SPED Fiscal e apresentar sua funcionalidade e as vantagens e desvantagens do seu uso na escrituração contábil contemporânea. Como sugestão de trabalho futuro, seria interessante uma nova pesquisa que se proponha entrevistar um número maior de participantes em escritórios contábeis, cuja investigação seja realizada no sentido de conhecer os impactos do uso do SPED e as novas obrigações acessórias.

REFERÊNCIAS

BATISTA, Rafael. Entenda a importância do sped fiscal para a sua empresa. 2017. Disponível em:< https://www.infovarejo.com.br/importancia-sped-fiscal/>. Acesso em: 10 nov. 2020.

ESPERANDÍO, Alexandre dos Santos; MELO, Rodrigo Carlos; MATA, Altair R. Sistema público de escrituração digital sped fiscal – vantagens e importância. 2017. Disponível em: <https://www.inesul.edu.br/revista/arquivos/arq-idvol_14_1311020463.pdf>. Acesso em: 25 out. 2020.

GUERRA, Felipe. Sped fiscal: o que é e como funciona? 2018. Disponível em: <https://blog.ipog.edu.br/contabilidade/sped-fiscal/>. Acesso em: 28 out. 2020.

HENDRIKSEN, E. S., VAN BREDA, M. Teoria da contabilidade. São Paulo: Atlas, 1999.

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NASCIMENTO, Geuma C. Sped: sistema público da escrituração digital sem armadilhas. São Paulo: Trevisan Editora, 2013.

OLIVEIRA, Antonio Sergio. Sped no escritório contábil: manual do contador. 2. ed. São Paulo: Ônixjur, 2013.

SPED Fiscal. O que é e quais as suas vantagens. 2017. Disponível em:<https://www.jornal contabil.com.br/sped-fiscal-o-que-e-e-quais-as-suas-vantagens/>. Acesso em: 30 jun. 2020.

RIBEIRO, Osni Moura; PINTO, Mauro Aparecido. Introdução à contabilidade tributária. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2014.

SILVA, P.O.C.; KRUGER, C. O papel do contador frente às novas tecnologias da escrituração contábil com as empresas. 2012. Disponível em: <https://www.eumed.net/ cursecon/ecolat/br/13/contabilidad.html/>. Acesso em 30 jun. 2020.