PABLO JUAN ESTEVAM MORAIS

Advogado Tributarista

O prazo que o fisco exige para que os documentos que embasam a escrituração dos contribuintes é de 5 (cinco) anos.

Os dispositivos que impõe o prazo para guarda dos documentos são:

1)    O artigo 195 do CTN/1966, o qual estabelece que

 "os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram".

2)    Por sua vez o artigo 37 da Lei nº 9.430/1996, o qual estabelece que

"os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios".

3)     No direito civil empresarial o artigo 1.194 do Código Civil (CC/2002), o qual estabelece que

"o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

Por ser um prazo legal ele e cita DECADÊNCIA e PRESCRIÇÃO, aquela está preconizado no art. 173 do CTN:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

Portanto é um prazo de decadência que muitas vezes é confundido popularmente com o de prescrição.

O prazo decadencial para a Fazenda constituir o crédito tributário, por meio do lançamento, começa a fluir a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.

Também passa a correr o prazo decadencial, quando notificado o sujeito passivo de qualquer medida preparatória, indispensável ao lançamento.

No tocante ao lançamento por homologação, que é aplicável aos tributos em que o contribuinte antecipa o pagamento sem prévio exame do fisco, a Fazenda Pública, também, dispõe de cinco anos para homologar o pagamento. Findo este prazo sem que o fisco tenha se manifestado, operam-se os efeitos da decadência e considera-se tacitamente homologado o pagamento antecipado, feito pelo sujeito passivo, extinguindo-se, consequentemente.

Por este motivo que é exigido a guarda dos documentos, pelos contribuintes, pelo prazo de 5 (cinco) anos. Entretanto, o prazo de decadência começa ser contado no primeiro dia do exercício seguinte ao do lançamento tributário e, em assim sendo, são 5 anos e alguns meses.

Doutrinariamente, a decadência é conceituada como sendo o perecimento do direito por não ter sido exercitado dentro de um prazo determinado. É um prazo de vida do direito. Não comporta suspensão nem interrupção. É irrenunciável e deve ser pronunciado de ofício. Se existe um direito público em proteger o direito do sujeito ativo, decorrido determinado prazo, sem que ele exercite esse direito passa a ser de interesse público que o sujeito passivo daquele direito não mais venha a ser perturbado pelo credor a fim de preservar a estabilidade das relações jurídicas. Dormientibus non sucurrit jus, diz o brocardo.

Os dispositivos citados falam em decadência e de prescrição. Então vejamos no CTN a prescrição:

Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva.

No tributário, portanto, a prescrição ocorre em cinco anos. O seu marco inicial é a data de constituição definitiva do crédito tributário, com a notificação regular do lançamento. É certo que, se houver recurso administrativo por parte do devedor, o prazo não começa a correr até a notificação da decisão definitiva. Iniciada a contagem do prazo prescricional, ele pode ser interrompido ou suspenso.

No Direito Tributário, a distinção entre prescrição e decadência não oferece discussão, porque existe o instituto do lançamento, que é o marco divisor entre um e outro:

Antes do lançamento só se pode falar de decadência;

Após o lançamento aí só podemos trabalhar com a prescrição.

Portanto, passados o prazo de decadência e não havendo lançamento pereceu o direito para fisco lançar o tributo.

Se lançado, e não pago, começa a contar o prazo da prescrição, que poderá ser suspenso ou interrompido, mas não assunto deste tema.

E OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS?

Estes são mais recentes, porém a Lei de nº 12.682/2012 autorizou o armazenamento por meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou PRIVADOS, compostos por dados e/ou imagens, observado a regulamentação da matéria.

O Ato Declaratório Interpretativo da RFB de nº 4/2019 foi expedito para estabelecer que os livro obrigatórios das escriturações comercial e fiscal assim como os comprovantes dos lançamentos ali efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, para atender o disposto no art. 195 do CTN já citado.

Conforme estabelecido pelos artigos 2º-A da Lei nº 12.682/2012, e pelo artigo 1º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, o documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a fiscalização e a autoridade administrativa, logicamente respeitando os critérios de integridade e autenticidade contidos nos textos acima citados.

Diz a Lei de nº 12.682/2012, em seu artigo 2º:

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.

§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 , e de regulamentação posterior.

§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.

§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional.

§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O Ato Declaratório Interpretativo que já citamos estabeleceu o seguinte:

1.    os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica;

2. os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.

O CARF assim decidiu:

Número do processo: 19515.722908/2013-29

Turma: Primeira Turma Ordinária da Terceira Câmara da Primeira Seção

Data da publicação: Mon Oct 02 00:00:00 UTC 2017

Ementa: 

Assunto: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ Ano-calendário: 2009

 NULIDADE. CERCEAMENTO DO DIREITO DE DEFESA. INEXISTÊNCIA.

A omissão nos documentos de lançamento do número do processo no sistema Comprot não se enquadra em nenhuma das hipóteses de nulidade previstas no art. 59 do Decreto nº 70.235/72. A relação de todos os lançamentos que compõem o crédito tributário no Termo de Verificação Fiscal permitiu o exercício do contraditório e da ampla defesa, conforme comprova o extenso e detalhado recurso apresentado pela recorrente.

(...)

GLOSA DE CUSTOS E DESPESAS. FALTA DE APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS. DEVER DE GUARDA

.A documentação comprobatória dos custos e despesas computados na apuração do lucro real deve ser conservada até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. A falta de apresentação dessa documentação enseja a manutenção das glosas efetuadas pela fiscalização.

 CSLL. LANÇAMENTO REFLEXO. Aplica-se a mesma solução dada ao litígio principal, IRPJ, em razão do lançamento estar apoiado nos mesmos elementos de convicção.

Número da decisão: 1301-002.542

Como todos os documentos devem ser preservados por 5 (cinco) anos, devem os contadores e empresários terem os cuidados de preservarem os mesmos em boas condições para consultas assim como os arquivos eletrônicos com suas respectivas duplicatas armazenadas em outro dispositivo, por questão de segurança. A falta dos documentos, se solicitado pelo fisco federal, por exemplo, poderá acarretar a desclassificação da escrita e o arbitramento do lucro, com pesados ônus financeiros para os contribuintes relapsos.