Por meio do Decreto nº 6.022/2007, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), com fundamento, essencialmente, no inciso XXII do artigo 37 da Constituição Federal de 1.988. Esse dispositivo incluído pela Emenda Constitucional nº 42/2003, prevê que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuem de forma integrada, “inclusive com o compartilhamento de cadastro e de informações fiscais, na forma da lei ou convenio”[1].

O SPED nos termos do artigo 2º do Decreto nº 6.022/2007 é o instrumento que unificará as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresarias, mediante o fluxo único, computadorizado, de informações.

Tais livros e documentos serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória n 2.200-2/2001 que institui a Infra–Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A Instrução Normativa nº 787, de 19/11/07, instituiu a Escrituração Contábil Digital (ECD) que compreenderá a versão digital dos seguintes livros: I -  livro Diário e seus auxiliares, se houver; II – livro Razão e seus auxilaires, se houver; III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórios dos assemelhados neles transcritos.

A escrituração contabil digital será obrigatória a partir de 01 de Janeiro de 2008 para as pessoas jurídicas sujeitas ao acompanhamento econômico, tributario diferenciado e sujeitas à tributação pelo lucro real e a partir de 01 de Setembro de 2009 para as demais pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real.

1. Usuários do SPED

São usuários do SPED (Artigo 3º do Decreto nº 6.022/2007):

a)      A Secretaria da Receita Federal;

b)      As adminsitrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a SRF; e

c)      Os órgãos e as entidades da administraçõ publica federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regalação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresarias.

Os usuários supracitados, no âmbito de suas respectivas competências, estabelecerão a obrigatoriedade, a periodicidade e os prazos de apresentação dos livros e dos documentos por eles exigidos, por intermédio do SPED.

Fica ressalvada, contudo, a competência dos usuários de exigir, a qualquer tempo, informações adicionais necessárias ao desempenho de suas atribuições.

2. Competência da Secretaria da Receita Federal

Compete a Secretaria da Receita Federal: a) adotar as medidas necessárias para viabilizar a implementação e o funcionamento do SPED; b) coordenar as atividades relacionadas ao SPED; c) compatibilizar as necessidades dos usuários do SPED;e d) estabelecer a política de segurança e de acesso à informações armazenadas no SPED.

3. Função do SPED

É instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. Os livros e documentos de que trata o caput serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.  O disposto no caput do art. 2º do Decreto 6.022/07 não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

O SPED manterá, ainda, funcionalidades de uso exclusivo dos órgãos de registro para as atividades de autenticação de livros mercantis.

7.4. Acesso às informações do SPED

O acesso às informações armazenadas no SPED deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.

O acesso previsto no caput do art. 4 do Decreto 6.022/07 também será possível aos empresários e às sociedades empresárias em relação às informações por eles transmitidas ao SPED.