Introdução:

            O presente estudo tem por pretensão proporcionar uma pequena explanação sobre o Sistema de Registro de Preços. Não há qualquer objetivo de esgotar o tema. Ao contrário, almeja-se realizar uma apresentação básica do instituto, ponto de partida para a busca de maior aprofundamento.

Desenvolvimento.

            A lei 8.666/93, que regula os procedimentos de licitação e contratos administrativos dispõe, em seu art. 15, da seguinte forma:

Art.15. As compras, sempre que possível, deverão: 

(...) 

II - ser processadas através de sistema de registro de preços;

            A definição do instituto, todavia, somente pode ser encontrada em ato infralegal. Atualmente, tal papel é exercido pelo Decreto 7.892/2013, que regra, em linhas gerais, que o Sistema de Registro de Preços é um conjunto de procedimentos que culmina com a assinatura de uma ata de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras, firmado entre o ente público e uma pessoa física ou jurídica.

            Em outras palavras, o Sistema de Registro de Preços não se trata de uma nova modalidade licitatória, mas sim um procedimento pelo qual é realizada uma concorrência pública (esta sim, a única modalidade de licitação que admite a utilização do procedimento), na qual ficam registrados uma série de preços de bens e serviços pelos quais o contratado se compromete a fornecê-los, durante um determinado transcurso de tempo.

            Dessa forma, o objetivo desse procedimento diferenciado é a assinatura de uma ata de registro de preços, onde os valores restarão fixados, objetivando compras futuras, parceladas ou não.

            De acordo com o Decreto nº 7.892/03, as hipóteses e utilização do Sistema de Registro de Preços são (Art. 3º):

I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;

II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;

III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou

IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

            Analisando tais situações, claramente desponta a vantajosidade para a Administração na contratação do serviço, ou na aquisição do bem, mediante o registro de uma ata de preços.

            Em existindo a necessidade de contratações frequentes, a ata de registro dispensa o órgão licitante de realizar uma série de procedimentos licitatórios, proporcionando uma melhor utilização dos recursos humanos existentes. O mesmo ocorre se houver necessidade de aquisições parceladas, normalmente quando se tratarem de bens perecíveis.

            No caso do inciso III, o que motiva a utilização do sistema é a economia de escala, uma vez que bens que seguem alguma espécie de padronização podem ser adquiridos de forma conjunta, o que, normalmente, acarreta em melhores propostas de preços.

            Por fim, em não se tendo certeza sobre o quantitativo a ser adquirido, também se mostra vantajosa a utilização do Sistema de Registro de Preços, uma vez que a Administração não fica obrigada a adquirir o quantitativo de bens ou serviços registrados.

            Merece ressalva a disposição regulamentar contida no já mencionado Decreto 7.892/2013 de que o Sistema de Registro de Preços poderá ser utilizado nas hipóteses acima mencionadas.

De acordo com a previsão legal acima exposta, a utilização do SRP é obrigatória para a administração, quando se verificar a ocorrência dessas, uma vez que a lei 8.666/93 afirma que sua utilização se dará sempre que possível. Evidencia-se, dessa forma, que a não utilização do Sistema demanda uma motivação do administrador, sob pena de cometimento de uma ilegalidade.

Dentro das definições contidas no Decreto 7.892/2013, também se encontram os sujeitos que podem fazer parte do procedimento. O artigo 2º assim dispõe:

Art. 2º Para os efeitos deste Decreto, são adotadas as seguintes definições: 

III - órgão gerenciador - órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;

IV - órgão participante - órgão ou entidade da administração pública federal que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços; e

V - órgão não participante - órgão ou entidade da administração pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos desta norma, faz adesão à ata de registro de preços.

                        No que tange ao conceito de órgão gerenciador e órgão participante, não existem muitas dúvidas. O órgão gerenciador é responsável pela realização de todo o procedimento, conduzindo todos os atos administrativos necessários para a efetiva assinatura da ata. Por sua vez, o órgão participante limita-se a informar os quantitativos de bens e serviços que deseja adquirir e, uma vez assinada a ata, somente deve realizar o controle fiscalizatório da realização da avença, na parcela do objeto que lhe compete.

            O conceito mais polêmico, mesmo antes da edição do presente Decreto, sempre foi o de órgão não participante. Isso porque se trata de um pedido de compra de bem ou serviço que não havia sido previsto originalmente.

            O Tribunal de Contas da União sempre possuiu um entendimento contrário a tal possibilidade, uma vez que restava comprovado que, muitas vezes, os quantitativos originalmente licitados eram majorados exponencialmente, tendo em vista inúmeros pedidos de adesão a atas de registro de preços. Dessa forma, a licitação original acabava tornando-se desconfigurada, vez que o preço obtido poderia ter sido menor, se o quantitativo final de bens ou serviço houvesse constado do procedimento original.

            Com vistas a acabar com tal situação, o Decreto 7.892/2013 trouxe o seguinte regramento:

Art. 22.  Desde que devidamente justificada a vantagem, a ata de registro de preços, durante sua vigência, poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da administração pública federal que não tenha participado do certame licitatório, mediante anuência do órgão gerenciador.

§ 1º Os órgãos e entidades que não participaram do registro de preços, quando desejarem fazer uso da ata de registro de preços, deverão consultar o órgão gerenciador da ata para manifestação sobre a possibilidade de adesão.

§ 2º Caberá ao fornecedor beneficiário da ata de registro de preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente de adesão, desde que não prejudique as obrigações presentes e futuras decorrentes da ata, assumidas com o órgão gerenciador e órgãos participantes.

§ 3º As aquisições ou contratações adicionais a que se refere este artigo não poderão exceder, por órgão ou entidade, a cem por cento dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório e registrados na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes.

§ 4º O instrumento convocatório deverá prever que o quantitativo decorrente das adesões à ata de registro de preços não poderá exceder, na totalidade, ao quíntuplo do quantitativo de cada item registrado na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes, independente do número de órgãos não participantes que aderirem.

            Dessa forma, a utilização da ata de registro de preços por órgãos não participantes restou limitada a cinco vezes o quantitativo originalmente previsto, evitando, assim, a multiplicação indiscriminada dos bens e serviços registrados.

Conclusão:

            Ante o exposto, conclui-se que, além de uma determinação legal, a utilização do Sistema de Registro de Preços é uma medida que proporciona economia e eficiência para as aquisições por parte dos órgãos públicos.

            Ademais, com as novas disposições oriundas do Decreto 7.892/2013, a utilização do sistema tornou-se mais segura, evitando a multiplicação indiscriminada de utilização da ata, e assim acabando com o problema clássico de desconfiguração do procedimento realizado, com adesões ilimitadas de órgãos não participantes.