Resumo. Este artigo consiste basicamente em apresentar os aspectos relevantes da adoção do gerenciamento de projetos na gestão organizacional das organizações e demonstrar a importância da adoção do gerenciamento de projeto na gestão organizacional. Neste mercado competitivo, as organizações precisam aperfeiçoar seus processos organizacionais e neste sentido, a organização que adotar um planejamento e um gerenciamento efetivo dos projetos tende a alavancar uma melhoria na gestão organizacional e uma melhoria da sua competitividade no mercado. Este fator, dentre outros, comprovam a importância do gerenciamento de projeto na gestão organizacional de uma empresa. É importante salientar que é necessário realizar um planejamento e um gerenciamento dos projetos criterioso, sistemático e efetivo para que se possa alcançar o resultado esperado.

Palavras chaves: gerenciamento, planejamento, organização.

Abstract. This article is basically to present the relevant aspects of the adoption of project management in the organizational management of organizations and demonstrate the importance of adopting project management in organizational management. In this competitive market, organizations need to optimize their business processes and in this sense, the organization that adopt a planning and effective management of projects tends to leverage an improvement in organizational management and improved their competitiveness in the market. This factor, among others, demonstrate the importance of project management in the organizational management of a company. Importantly, it is necessary to conduct a planning and management of careful, systematic and effective projects so that we can achieve the expected result.

Key words: management, planning, organization.

1. Informações gerais

            As organizações estão percebendo a importância do Gerenciamento de Projetos para o sucesso das suas atividades. Independente da área de atuação das organizações, quando as organizações gerenciam seus projetos tendem a obter melhores resultados.

            Neste cenário globalizado, o Gerenciamento de Projetos tornou-se essencial para as organizações manterem competitivas no mercado.

         “No entanto, o Guia de Gerenciamento de Projetos fornece as principais referências para o gerenciamento de projetos. Para tanto, ele mapeia as áreas de conhecimento indispensáveis para atingir esse fim e desenvolve um capítulo para cada uma dessas áreas” (MAIA, 2012).

            O Guia PMBOK estabelece diretrizes para o gerenciamento de projetos individuais e aborda inicialmente 9 áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, a saber:

            1. Gerenciamento de integração do projeto

            2. Gerenciamento do escopo do projeto

            3. Gerenciamento de tempo do projeto

            4. Gerenciamento de custos do projeto

            5. Gerenciamento da qualidade do projeto

            6. Gerenciamento de recursos humanos do projeto

            7. Gerenciamento das comunicações do projeto

            8. Gerenciamento de riscos do projeto

            9. Gerenciamento de aquisições do projeto

            São estas nove áreas de conhecimentos especializados que ajuntam as informações que dão início ao uso de instrumentos e técnicas, que podem estar presentes em ocasiões distintas do ciclo de vida do projeto.

            O PMBoK (Project Management Body of Knowledge) é a decorrência do empenho do PMI (Project Management Institute) em escrever e documentar um alicerce de informações para a atividade de Gestão de Projetos.

            Os 44 processos de gestão podem ser qualificados, até, em função do ciclo de vida do projeto. Dessa forma, os processos estão decompostos em:

            (i) Processos de iniciação;

            (ii) Processos de planejamento;

            (iii) Processos de execução;

            (iv) Processos de controle; e

            (v) Processos de encerramento.

            Desta forma, os processos descritos no PMBoK podem ser aplicados como sendo as referências na classificação de dados para distinção do nível de maturidade em gestão de projetos de uma determinada organização.

2. Fundamentos

            O fundamento principal para elaborar o artigo sobre o tema: “A importância do gerenciamento de projetos na gestão organizacional” está no fato que a adoção do Gerenciamento de Projetos tende a proporcionar, dentre outras coisas, um diferencial competitivo na atuação de uma determinada organização no mercado.

            Assim, por exemplo, podemos considerar os seguintes benefícios, dentre outros, que justificam a adoção do Gerenciamento de Projetos nas organizações:

            •Melhora a eficiência, a eficácia e a efetividade do desempenho dos recursos humanos e materiais envolvidos no processo;

            •Formalização dos procedimentos e planejamento dos futuros projetos.

            •Intensificação do gerenciamento das fases de execução dos projetos.

            •Melhora na administração de eventuais alterações do escopo do projeto visando atender alguma demanda do cliente ou visando aperfeiçoar o projeto diante da competitividade no mercado de atuação da organização.

            •Possibilita detectar possíveis problemas nos projetos na fase de planejamento visando que possam ser adotadas soluções para tratar os possíveis problemas futuros.

            •Melhora da competitividade da organização no mercado de atuação.

            •Tendência de uma melhor adequação no desenvolvimento de produtos e no melhor atendimento aos clientes.

            •Melhor organização contábil.

            •Melhoria na tomada de decisões relacionadas ao projeto.

            O objetivo geral na elaboração do artigo: “A importância do gerenciamento de projetos na gestão organizacional” é salientar a relevância da utilização do Gerenciamento de Projetos nas organizações.

         "Em termos de congressos, destaca-se a elevada predominância de publicações de Simulação aplicada a gerenciamento de projetos no Winter Simulation Conference, particularmente no diretório Construction Engineering and Project Management. Com relação aos outros congressos, o número de publicações de Simulação aplicada ao gerenciamento de projetos é muito baixo se comparado ao primeiro" (LEAL e OLIVEIRA, 2011).

            Os objetivos específicos consistem em abordar os benefícios na adoção do Gerenciamento de Projetos nas organizações, conforme segue, dentre outros:

a)     Apresentar as melhorias na gestão financeira.

b)     Otimização dos lucros.

c)     Ganho de produtividade.

d)     Melhor gerenciamento da equipe.

e)     Satisfação com o cliente.

f)      Otimização do tempo de execução do projeto.

g)     Redução de custos.

3. Arcabouço científico

            A metodologia de pesquisa que foi utilizada para a elaboração do artigo é a metodologia de pesquisa bibliográfica. Assim, está sendo utilizado principalmente artigos científicos publicados nos últimos 5 (cinco) anos.

            Os artigos que estão utilizados foram previamente selecionados visando que este artigo esteja bem fundamentado. Informo que foi feita a leitura de livros e outros materiais relevantes que agregaram na elaboração do respectivo artigo.

            “Cada vez mais exigida no mercado atual, o Gerenciamento de Projetos é uma atividade que envolve a utilização de técnicas visando à clareza, a objetividade e a qualidade na sua execução. É de extrema importância que cada empresa adote práticas, estabelecidas pelo Project Management Institute - PMI, a partir da metodologia de gerenciamento de projetos estruturada em seu Project Management Body of Knowledge – PMBOK” (ROSA, 2014).

            Os fundamentos do gerenciamento de projetos devem ser seguidos para que o gerenciamento de projetos possa transcorrer conforme planejado. Normalmente, o gerenciamento de projetos tende a ser aplicado a qualquer situação que não é rotineira e que exige um planejamento.

            “Os projetos representam o meio pelo qual as organizações atingem seus objetivos. Por essa razão, as empresas competitivas buscam a excelência em gerenciamento de projetos, demandando cada vez mais profissionais especializados e alocando recursos para estruturas especializadas, como por exemplo, os PMOs - Project Management Offices ou Escritórios de Projetos. ENTRETANTO, a simples adoção das boas práticas em gerenciamento de projetos não resolve as questões estratégicas” (ZUCCOLAN, 2013).

            É importante considerar que o mercado globalizado tende a gerar uma competitividade maior entre as organizações. Assim, para sobreviver neste mercado competitivo, as organizações tendem a focar no planejamento e no gerenciamento dos seus respectivos projetos visando sobreviverem neste mercado.

 “Ao longo dos anos as empresas vêm reconhecendo a importância do Gerenciamento de Projetos para o sucesso de suas iniciativas. Todas elas são mais bem gerenciadas e produzem melhores resultados quando são conduzidas sob a forma de projetos” (ROSA, 2014). 

4. Aspectos do Gerenciamento de Projetos

            É importante considerar que a concepção e o planejamento de projeto tende a envolver todos os níveis da organização, e muitas das vezes, ultrapassam as fronteiras da organização. Assim, a concepção e o planejamento de projeto tende a descrever de certa forma a própria estratégia de negócios da organização.

            “O gerenciamento de projetos ganhou visibilidade nas administrações a partir do final do século XX, em virtude de grandes transformações provocadas pela globalização e pela introdução de novas tecnologias de informação e comunicação – que deram uma nova dinâmica aos processos de inovação tecnológica –, o que obrigou muitas empresas e a própria administração pública a buscar meios de corresponder de forma mais assertiva, eficiente e eficaz às novas demandas impostas pelos mercados” (PINHEIRO e ROCHA, 2012).

            “A maturidade em gestão de projetos foi abordada de forma bastante simplificada - grau de formalização dos processos de gestão de projetos. Apesar dos modelos de gestão de projetos mais populares (como, por exemplo, OPM3 e PMMM) conceituarem maturidade de forma mais abrangente considerando outros aspectos organizacionais, todos utilizam a formalização dos processos de gestão como parte da maturidade. Os processos de gestão de projetos utilizados na pesquisa são os descritos no PMBoK. Esta escolha deveu–se a grande aceitação deste modelo - PMBoK - no âmbito das empresas brasileiras. A análise dos dados revelou que os elementos da amostra poderiam ser agrupados em três grupos de maturidade (grupo de maturidade inferior, de maturidade média e maturidade superior)” (MORAES e LAURINDO, 2013).

5. Aspectos de gestão na organização.

            Salienta-se a importância de realizar um planejamento criterioso do projeto, um gerenciamento do processo de execução do projeto e uma análise final dos resultados. É importante que todo este processo seja documentado em todas as fases.  É importante que seja realizado uma análise de risco do projeto para subsidiar as decisões relacionadas ao respectivo projeto.

 “O gerenciamento de projetos constitui-se uma tarefa de fundamental importância no processo de desenvolvimento de software. Em algumas organizações, um projeto só é aprovado após a realização de um estudo de exequibilidade, viabilidade financeira e técnica de um plano preliminar ou equivalente de análise. A definição do ciclo de vida do projeto permite identificar igualmente quais a ações de transição no final do projeto que serão ou não, incluídas com o objetivo de ligar o projeto às operações de rotina da organização. O ciclo de vida do desenvolvimento de um sistema passa por quatro fases, o planejamento, análise, o projeto e a implementação. A metodologia tradicional deste trabalho está baseada em cascata com os conhecimentos do PMBOK que resulta em muita documentação” (SILVA, SOUZA e CAMARGO [2013]).

            A alteração de escopo em um projeto tende a ser um fator complicador. Este fator complicador advindo da alteração do escopo poderá ser minimizado se houver um planejamento e um gerenciamento efetivo em todas as fases do projeto.

 “Planejar rapidamente visando atender ao senso e à necessidade permanente de urgência das organizações é uma tendência evidente no trabalho com projetos. Visando atender esse senso crítico de urgência, muitos projetos são executados sem qualquer tipo de planejamento sob o pretexto de que o planejamento leva tempo e prejudica o senso de urgência pretendido” (VARGAS, 2011).

            Todo o planejamento de um determinado projeto descreve todo o processo de execução do respectivo projeto e assim, na fase de execução é que apresentará as eventuais falhas cometidas na fase de planejamento. Por este motivo, é importante realizar um planejamento detalhado de cada etapa de execução visando minimizar a existência de possíveis falhas na fase de execução do respectivo projeto.

“Percebeu-se então a necessidade de um gerenciamento integrado e alinhado aos objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazo. É neste ponto que se encaixa o gerenciamento do portfolio, pois seu propósito é auxiliar as organizações na coordenação integrada das iniciativas, com práticas específicas para seleção, priorização, alocação de recursos, definição de responsabilidades e gerenciamento de riscos, considerando os objetivos estratégicos ao longo do tempo” (ZUCCOLAN, 2013).

“Avalia o conhecimento técnico necessário para se realizar o projeto. Quanto maior é o conhecimento técnico disponível, maior será a facilidade de se realizar determinado projeto e, consequentemente, menor será o “custo” de sua realização. É importante ressaltar que, caso exista a necessidade de se estabelecer um critério ou objetivo relacionado ao processo de aprendizado e desenvolvimento de novos conhecimentos organizacionais, esses critérios precisam estar associados ao conjunto de critérios estratégicos e não ao conhecimento técnico” (VARGAS, 2010).

6. Conclusão

            De fato, o gerenciamento de projetos é importante para as organizações. Percebe-se que neste mercado competitivo, exigem que as organizações sejam de fato organizadas, que tenham planejamento e um gerenciamento efetivo dos seus projetos para que as respectivas organizações possam ter melhores condições, dentre outras coisas, de serem competitivas neste mercado globalizado.

            Com este cenário competitivo, as organizações necessitam, dentre outras coisas, de desenvolver novos produtos e aperfeiçoar os já existentes buscando ter um diferencial diante deste mercado globalizado. Assim, um gerenciamento de projetos adequado nas organizações tende a proporcionar subsídios para que a organizações possa ter condições de planejar e gerenciar visando aperfeiçoar o seu processo produtivo visando sobreviver neste mercado competitivo.

            Diante destes fatos, constata-se a importância do gerenciamento de projeto nas organizações. Não basta simplesmente executar, é importante planejar e gerenciar a execução do projeto visando ter melhores condições de atingir o sucesso com o custo menor.

            O sucesso de uma organização está, dentre outras coisas, de adotar sistematicamente o gerenciamento de projetos em todos os setores da respectiva organização e buscando através de um planejamento efetivo e também através de um gerenciamento efetivo visando aperfeiçoar todos os processos organizacionais buscando um diferencial competitivo e uma minimização dos custos. Assim, concluiu-se: o gerenciamento de projetos é importante para a gestão organizacional, inclusive, nos dias atuais.

7. Referências

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MORAES, R. O., LAURINDO, F. J. B. Relações entre o desempenho dos projetos de TI e a maturidade em Gestão de Projetos. Revista Produção Online, Florianópolis, SC, v.13, n. 1, p. 61-83, jan./mar. 2013. Disponível em: <http://producaoonline.org.br/rpo/article/download/1027/977>. Acesso em: 21 de março de 2015.

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