ISSN - 1984 - 0454

Introdução

O sistema legal brasileiro impõe o uso de determinados livros empresariais para que as empresas mantenham a contabilidade e a escrituração legal, sendo que sua ausência pode trazer conseqüências sancionadoras, inclusive no âmbito penal. A legislação ainda faculta ao empresário a possibilidade de ter livros acessórios, que também são conhecidos como livros auxiliares, não-essenciais ou facultativos.

Livros Obrigatórios e Facultativos

O Decreto-lei nº 305, de 28 de fevereiro de 1967, aponta quais são os livros obrigatórios que uma sociedade deve ter:

Art. 1º - São obrigatórios para qualquer comerciante com firma em nome individual e para as sociedades mercantis em geral os livros "Diário"[1] e "Copiador", além dos que forem exigidos em lei especial. (Art. 11 do Decreto-lei nº 486, de 3 de março de 1969, aboliu o uso obrigatório do copiador de cartas).

§ 1º Além dos livros a que se refere o artigo anterior, as sociedades por ações deverão possuir:

I - o livro de "Registro de Ações Nominativas"

II - o livro de "Transferência de Ações Nominativas"

III - o livro de "Registro de Partes Beneficiárias Nominativas"

IV - o livro de "Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas"

V - o livro de "Atas de Assembléias Gerais"

VI - o livro de "Presença dos Acionistas"

VII - o livro de "Atas das Reuniões da Diretoria"

VIII - o livro de "Atas e Pareceres do Conselho Fiscal".

Não obstante, o capítulo IX da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, também dispõe sobre os livros sociais obrigatórios que uma sociedade anônima deve possuir. O artigo 100 aponta quais são esses livros obrigatórios:

Art. 100 - caput. A companhia deve ter, além dos livros obrigatórios para qualquer comerciante, os seguintes, revestidos das mesmas formalidades legais:

I - o livro de Registro de Ações Nominativas, para inscrição, anotação ou averbação:

a) do nome do acionista e do número das suas ações;

b) das entradas ou prestações de capital realizado;

c) das conversões de ações, de uma em outra espécie ou classe;

d) do resgate, reembolso e amortização das ações, ou de sua aquisição pela companhia;

e) das mutações operadas pela alienação ou transferência de ações;

f) do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação fiduciária em garantia ou de qualquer ônus que grave as ações ou obste sua negociação.

II - o livro de "Transferência de Ações Nominativas", para lançamento dos termos de transferência, que deverão ser assinados pelo cedente e pelo cessionário ou seus legítimos representantes;

III - o livro de "Registro de Partes Beneficiárias Nominativas" e o de "Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas", se tiverem sido emitidas, observando-se, em ambos, no que couber, o disposto nos números I e II deste artigo;

IV - o livro de Atas das Assembléias Gerais;

V - o livro de Presença dos Acionistas;

VI - os livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver, e de Atas das Reuniões de Diretoria;

VII - o livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

Dependendo da natureza e da atividade a que se dedica a sociedade anônima, a lei obriga que a empresa apresente outros livros, classificados como livros obrigatórios especiais, tais como: (i) Livro de Entrada e Saída de Mercadorias, dos armazéns gerais[2]; (ii) O Livro de Balancetes Diários e Balanços, dos estabelecimentos bancários[3]; (iii) Livro de Registro de Despacho Marítimo e de Registro de Engajamentos de Cargas, dos corretores de navios; e outros adequados à atividade de corretores de mercadorias, de leiloeiros, de tradutor público e intérprete comercial, de trapicheiro, de administrador de armazém de depósito.

Além dos livros obrigatórios, poderá a sociedade anônima instituir os livros facultativos, também conhecidos como livros auxiliares. São dessa natureza os livros Razão, Caixa, Contas-Correntes, Borrador, Costaneira ou Memorial, Obrigações a Pagar e Obrigações a Receber. Esta modalidade não é totalmente desconhecida pela legislação, sendo que o Decreto-lei nº 305, em seu artigo 5º, assegura à sociedade anônima a legalização de livros não-obrigatórios.

Livros Fiscais

Para fiscalizar as empresas, as leis tributárias instituíram os chamados livros fiscais. As leis tributárias normalmente os exigem ao lado dos livros obrigatórios. O Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999, por exemplo, exige ainda das pessoas jurídicas (i) o livro de Registro de Inventário das matérias-primas, das mercadorias ou produtos manufaturados existentes na época do balanço; (ii) o Livro de Registro de Compras, que pode vir a ser substituído pelo Livro de Registro de Entradas; (iii) a apuração do lucro real; (iv) o registro permanente de estoque para as pessoas jurídicas com atividade de venda de imóveis; e (v) a movimentação de combustíveis.[4]

Forma e Validade dos Livros

A Instrução Normativa do Departamento Nacional do Registro do Comércio (“DNRC”) nº 107, de 23 de maio de 2008, dispõe sobre os procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais e define quais são os instrumentos de escrituração.[5]

O Decreto-lei nº 486, de 3 de março de 1969, em seu artigo 2º, estabelece a forma de escrituração, embora ela não institua estritas regras de contabilidade. Sendo assim, os livros devem (i) seguir uma ordem uniforme de contabilidade; e (ii) formar anualmente um balanço geral feito em forma mercantil, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas.

A autenticação poderá ser realizada antes ou depois da escrituração, independentemente da exibição de livros anteriores autenticados, desde que (i) observada a lavratura dos termos de abertura e de encerramento; (ii) a enumeração seqüencial das folhas, fichas soltas e formulários; (iii) a assinatura do comerciante ou de seu procurador e de contabilista legalmente habilitado, quando couber.

Da Constituição de Provas

Os livros representam a consciência do empresário. Neles estão registradas todas as atividades empresariais, sendo reconhecidos os resultados através das anotações contidas nestes.

Em suma, pode-se afirmar que os livros legalizados e escriturados, sem emendas ou rasuras, em perfeita concordância com o estipulado em Lei, constituem prova plena. Nessa esfera, o artigo 226 do Código Civil dispõe o seguinte:

Os livros e fichas dos empresários e sociedades provam contra as pessoas a que pertencem, e, em seu favor, quando, escriturados sem vício extrínseco ou intrínseco, forem confirmados por outros subsídios.

Ainda em relação à prova, o parágrafo único deste artigo aduz o quanto segue:

A prova resultante dos livros e fichas não é bastante nos casos em que a lei exige escritura pública, ou escrito particular revestido de requisitos especiais, e pode ser ilidida pela comprovação da falsidade ou inexatidão dos lançamentos.

Desta feita, os livros fazem prova plena contra os seus proprietários. No que tange a terceiros empresários, faz-se necessário o lançamento fundamentado em documentos que mostrem a natureza da operação, além do lançamento em livros ou documentos autenticados pelo Registro Público de Empresas Mercantis, preenchidos por escrituração uniforme, que atenda aos requisitos da Lei.

Em relação às pessoas não-empresárias, a prova dos livros é subsidiária, pois os lançamentos contábeis devem ser comprovados por algum documento, que por si só não tenha pleno valor probante.

Deve-se, contudo, atentar-se para o fato de que a escrituração dos livros não é absoluta, cabendo prova em contrário. Os livros que não forem autenticados ou que apresentem vícios na escrituração, perdem sua validade.

Por fim, conclui-se que os livros tornaram-se um assunto de interesse da coletividade, principalmente após o cerco da fiscalização. No entanto, o legislador civil restringiu a verificação e análise dos livros empresariais. Nesse sentido, o Código Civil, em seu artigo 1.190 dispõe o quanto segue:

Ressalvados os casos previstos em lei, nenhuma autoridade, juiz ou tribunal, sob qualquer pretexto, poderá fazer ou ordenar diligência para verificar se o empresário ou a sociedade empresária observam, ou não, em seus livros e fichas, as formalidades prescritas em lei.

E ainda, no que diz respeito à esfera penal, os livros empresariais são equiparados a documentos públicos. Sendo assim, o artigo 297 do Código Penal dispõe acerca da falsificação de documento público, ocasião em que quem os falsificar, no todo ou em parte, fabricando ou adulterando, com o propósito de obter, para si ou para outrem, vantagem ilícita ou de prejudicar direito ou interesse alheio, fica sujeito à pena de reclusão de dois a seis anos e ao pagamento de multa.[6]