I. Considerações iniciais

O presente estudo focaliza expor o regramento existente acerca da possibilidade de adesão à ata de registro de preços por órgãos ou entidades da Administração Pública não participantes do certame licitatório, tendo em vista a legislação aplicável, a doutrina e o entendimento jurisprudencial sobre a matéria.

II. Da previsão normativa de adesão à ata de registro de preços

O Sistema de Registro de Preços, regulamentado pelo Decreto nº 7.892, de 23.01.2013, é um procedimento especial destinado à eficiência do gerenciamento de contratos de bens e serviços, no qual se cadastram produtos e fornecedores, selecionados mediante licitação, para contratações futuras.

Para o registro de preços, a licitação é realizada na modalidade de concorrência ou pregão, em que a proposta selecionada fica à disposição da Administração para, se e quando desejar, contratar os serviços ou adquirir os bens registrados, dentro dos limites estabelecidos no ato convocatório.

Com isso, o vencedor da licitação registra seu preço, antes do contrato, em instrumento jurídico denominado “Ata de Registro de Preços”. Veja-se a definição trazida pelo inciso II do art. 2º do Decreto nº 7.892/2013:

“II - Ata de Registro de Preços - documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas.”

A Ata de Registro de Preços, durante sua vigência (até um ano), poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da Administração que não tenha participado do certame, desde que devidamente justificada a vantagem, e mediante anuência do órgão gerenciador, nos termos do art. 22 do Decreto nº 7.892/2013.

A normatização citada inovou, conforme leciona JJ Fernandes[1]:

Importante mudança trazida pelo Decreto n. 7.892/2013 foi com relação ao órgão não participante. O Decreto permite a qualquer órgão e entidade que não tenha assumido a posição formal de órgão participante, na época própria, a utilização da ata de registro de preços.

Como viés interpretativo, impende no que toca à validade da ata de registro de preços, destacar o regramento anterior, nas palavras de Jair Eduardo Santana[2]: 

“Havia na esfera do Decreto n. 3.931/01 uma interpretação mais flexível para a hipótese permissiva ao entendimento de que a validade da ata pode ser prorrogada por um ano, desde que comprovada a vantajosidade. Essa era a inteligência do art. 4º, §2º, do Decreto n. 3.391/01:

É admitida a prorrogação da vigência da Ata, nos termos do art. 57, §4º, da Lei n. 8.666/93, de 1993, quando a proposta continuar se mostrando mais vantajosa, satisfeitos os demais requisitos desta norma.

Entretanto, o art. 12, caput, do Decreto n. 7.892/2013 não contemplou a possibilidade de prorrogação excepcional da vigência da ata, como fora previsto anteriormente, veja-se:

o prazo de validade da ata de registro de preços não será superior a doze meses, incluídas eventuais prorrogações, conforme o inciso II do §3º do art. 15 da Lei 8.666/93.

Assim, fica claro que não há mais a possibilidade de prorrogação excepcional da ata, lembrando ainda que tal prorrogação não pode ser confundida com a prorrogação do contrato vista em tópicos passados”.

Há ainda outros requisitos dispostos pelo retrocitado Decreto nº 7.892/2013 que precisam ser cumpridos, a fim de permitir a adesão à Ata de Registro de Preços por órgãos ou entidades da Administração não participantes do certame licitatório.

Com efeito, nos termos do § 2º do art. 22, caberá ao fornecedor beneficiário da ata de registro de preços, optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente de adesão. Da mesma forma, há que se verificar a questão dos quantitativos a serem fornecidos.

Para a perfeita observância dos requisitos normativos, é prática administrativa recomendável a anexação no respectivo processo administrativo da ata de registro de preços, a fim de se comprovar que a mesma se encontra vigente. Também deve-se verificar o atendimento ao disposto no § 3º do art. 22, verbis:

§ 3º As aquisições ou contratações adicionais a que se refere este artigo não poderão exceder, por órgão ou entidade, a cem por cento dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório e registrados na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes.

O instrumento convocatório da licitação deverá prever que o quantitativo decorrente das adesões à ata de registro de preços não poderá exceder, na totalidade, ao quíntuplo do quantitativo de cada item registrado na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes, independentemente do número de órgãos não participantes que aderirem, nos termos do § 4º do mesmo art. 22.

Além do mais, há que observar o disposto no § 6º do art. 22 do Decreto nº 7.892/2013, no sentido de que a aquisição deverá ser concluída em até noventa dias a contar da autorização do órgão gerenciador. O motivo da limitação temporal para a finalização da contratação foi objeto de comentário doutrinário[3]:

“Essa novidade foi mais uma medida para evitar que as adesões sejam realizadas por órgãos que não tenham necessidade de contratação imediata, e que acabariam por inviabilizar a adesão por parte de outros órgãos que realmente necessitam com urgência de tal objeto”.

Cabe mencionar, ainda, que de acordo com o §7º do art. 22 do Decreto 7.892/2013, "compete ao órgão não participante os atos relativos à cobrança do cumprimento pelo fornecedor das obrigações contratualmente assumidas e a aplicação, observada a ampla defesa e o contraditório, de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de cláusulas contratuais".

Por fim, mas não menos relevante, assim como qualquer processo administrativo de licitação, devem os gestores atentarem para a necessidade de comprovação da adequação dos preços registrados em comparação àqueles praticados no mercado. A respeito da pesquisa de preços, assim recomenda a jurisprudência do TCU[4]:

“(...)

1.1 Determinar à Caixa de Financiamento Imobiliário da Aeronáutica (CFIAe) que:

(...)

1.1.3 faça constar nas contratações realizadas mediante adesão a ata de registro de preços, que nos respectivos processos licitatórios realizados pela unidade:

a) que a contratação a ser procedida seja acompanhada de justificativa que atenda ao interesse da administração, sobretudo quanto aos valores praticados, conforme preceitua o art. 3º, §4º, inciso II, do Decreto n. 3.391/2001 (Acórdão n. 557/2007 – TCU 1ª Câmara, subitem 2.3.2);

(...)

c) ampla pesquisa de mercado, em equipamento similar ou equivalente, de forma a atender ao disposto no §1º do art. 15 da Lei n. 8.666/1993”. (sem grifo no original)

III. Conclusão

Em conclusão, pode-se afirmar a existência de parâmetros legais, doutrinários e jurisprudenciais bastante definidos por meios dos quais o administrador público pode – e deve – pautar sua atuação quando pretender aderir à ata de registro de preços de licitação da qual o órgão ou entidade em que labore não tenha participado.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

SANTANA, Jair Eduardo. Pregão presencial e eletrônico: sistema de registro de preços: Manual de implantação, operacionalização e controle – 4. ed. rev. e atual. – Belo Horizonte: Fórum, 2014.

JACOBY FERNANDES, Jorge Ulisses. Sistema de registro de preços e pregão presencial e eletrônico – 5. ed. rev. atual. e ampl. – Belo Horizonte: Fórum, 2013.